Ausgaben in der EA-Rechnung
Was sind Ausgaben?
Dies sind die Geldbeträge, die Sie ausgeben. Darunter fallen Bargeldausgaben, Überweisungen, Abbuchungen von Ihrem Konto sowie Zahlungen mit Kreditkarte oder PayPal. Im Gegensatz dazu stehen die Einnahmen.
Nicht alles, was von Ihrem Geschäftskonto wegfließt, wird einkommensteuerrechtlich als Ausgabe verstanden.
Betriebsausgaben liegen nur dann vor, wenn die Aufwendungen durch die betriebliche Tätigkeit veranlasst sind, aus der Sicht des Unternehmers dem Betrieb dienen und nicht unter das Abzugsverbot des § 20 EStG fallen.
Privatausgaben sind Ausgaben für Ihre privaten Interessen oder Lebensführung. Für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind sie nicht von Bedeutung. Zum Beispiel, wenn Sie Geld von Ihrem geschäftlichen Konto auf Ihr Privatkonto überweisen. Oder wenn ein Geografielehrer für sich eine Wanderkarte kauft.
Gemischte Ausgaben (od. Mischaufwendung) sind Betriebsausgaben, bei denen ein privater Anteil vorhanden ist. Etwa beim Kauf eines Smartphones, das zum Teil auch für private Zwecke verwendet wird. Wichtig ist, dass eine klare und eindeutige Trennung zwischen privat und geschäftlich möglich ist, sonst zählt die Ausgabe in voller Höhe als Privatausgabe (gzf-20 S.123).
Der betriebliche Anteil
Betrieblicher Anteil < 10%
Dient eine Ausgabe weniger als 10 % dem Betrieb, darf üblicherweise keine Vorsteuer gelten gemacht werden.
Ein Unternehmer verwendet einen PC zu 60% unternehmerisch und zu 40% privat. Er hat die Möglichkeit, den PC zur Gänze (100% Vorsteuerabzug, 40% Eigenverbrauch), zu 60% (60% Vorsteuerabzug, kein Eigenverbrauch), dem Unternehmensbereich oder zur Gänze dem nichtunternehmerischen Bereich (kein Vorsteuerabzug, kein Eigenverbrauch, kein Hilfsgeschäft) zuzuordnen.
Wird der PC nur zB zu 5% unternehmerisch genutzt, ist eine Zuordnung zum Unternehmensbereich und somit ein Vorsteuerabzug nicht zulässig.
Quelle: UStR 2000 § 12 UStG 1994
Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, können Sie auf dem Blatt Einstellungen unter BETR. ANTEIL den entsprechenden Prozentsatz eingeben. Die EA-Tabelle wird für diese Ausgabenarten automatisch keine Vorsteuer berechnen (im Blatt A).
Ein Unternehmer errichtet ein Einfamilienhaus mit Büroraum.
Der Büroraum beträgt 7% der Nutzfläche des Gebäudes und wird ausschließlich zur Erzielung von steuerpflichtigen Umsätzen genutzt. Der Rest des Gebäudes dient privaten Wohnzwecken.
Der Vorsteuerabzug für die privat genutzten Räume ist ausgeschlossen (zur Berechnung siehe Rz 1919b).
Der Vorsteuerabzug für den Büroraum (7%) steht – trotz Nichterreichens der 10%-Grenze des § 12 Abs. 2 Z 1 UStG 1994 – zu.
Quelle: UStR 2000 § 12 UStG 1994
In diesem Fall verwenden Sie bitte nicht die betriebliche Anteil-Funktion der EA-Tabelle, sondern geben Sie in der Spalte BRUTTO € (im Blatt A) direkt den Betrag ein, den Sie als betriebliche Ausgabe geltend machen dürfen. Dadurch wird auch die Vorsteuer geltend gemacht.
Zeilencheck: Fehlerquellen bei Betriebsausgaben
Wareneinkauf? Kein Eintrag im WEB gefunden
Diese Betriebsausgabe wurde der Ausgabenart gemäß E1A-Kennzahl: „9100 – Waren“ zugeordnet und wird daher als Ware eingestuft. Die Warnmeldung weist darauf hin, dass unter der angegebenen Belegnummer dieser Betriebsausgabe im Wareneingangsbuch (WEB) kein Eintrag gefunden wurde. Solche Gegenstände sind in der Regel im Wareneingangsbuch zu erfassen.
Ausnahmen – etwa beim Kauf eines Musters – oder wenn Sie Freiberufler sind, sind möglich.
Beispiele: Wie verbuche ich in der EA-Tabelle oder KU-Tabelle …
Geschäftsessen (Werbung)
In der KU-Tabelle:
- Erstellen Sie im Blatt Einstellungen eine Ausgaben-Art und nennen Sie diese beispielsweise Geschäftsessen 50 % Privatanteil und legen Sie unter BETR. ANTEIL % einen 50 % betrieblichen Anteil fest.
- Wählen Sie im Blatt A diese Ausgaben-Art aus.
In der EA-Tabelle:
- Verwenden Sie nicht die betriebliche Anteil-Funktion der EA-Tabelle. Die Ausgaben-Art z. B. Geschäftsessen ist daher 100 % betrieblich (BETR. ANTEILE % leer lassen).
- Pro Steuersatz (10%, 20%) benötigen wir zwei Buchungszeilen
- Zuerst fassen Sie die Ausgaben nach Ihren Steuersätzen 10 % und 20 % MwSt. zusammen.
- Machen Sie in der ersten Zeile 100 % der Ausgabe und Vorsteuer geltend. (Damit wurde sowohl die Vorsteuer und als auch die betriebliche Ausgabe vollständig geltend gemacht). Wir dürfen aber, wie vom Gesetz aus, nur 50 % der Ausgabe geltend machen.
- Deshalb ziehen wir in einer weiteren Buchungszeile die Hälfte der betrieblichen Nettoausgabe (=BETR-AUSGABE € / 2) mit negativen Vorzeichen wieder ab. Die VORSTEUER-ART lassen wir dabei leer und damit bleibt die Vorsteuer unberührt.
- Die Buchungszeilen haben alle dieselbe Belegnummer.
Wann steht bei einem Geschäftsessen der Vorsteuerabzug zu?
Die Kosten für Geschäftsessen mit Kunden stellen unter der Voraussetzung, dass es sich um eine werbliche Maßnahme (z. B. Geschäftsanbahnung) handelt, einkommensteuerrechtlich zu 50% Betriebsausgaben dar.
Die damit zusammenhängende Vorsteuer ist jedoch zur Gänze abzugsfähig, wenn der Unternehmer den nahezu ausschließlichen Werbezweck der Bewirtung durch entsprechende zeitnahe Aufzeichnungen nachweisen kann.
Die betreffende Restaurantrechnung muss die gesamte Konsumation im Detail enthalten:
2 kl. Mineral, 1 gr. Apfelsaft, 1/4 Veltliner, 1 Krügel Zwickl, 3 Leberknödelsuppen, 1 Wiener Schnitzel, 2 Schweinsbraten, 2 Melange, 1 kl. Kaffee.
Die bloße Bezeichnung „Speisen und Getränke“ auf der Rechnung würde keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug vermitteln!
Quelle: BMF SelbstständigenBuch Juli 2017 , S. 55 Beispiel
Private Ausgaben
Um Ihre EA-Rechnung übersichtlicher zu gestalten, ist es besser, keine privaten Buchungszeilen zu erfassen.
Wenn Sie dennoch private Buchungszeilen erfassen möchten, erstellen Sie im Blatt „Einstellungen“ eine neue Ausgaben-Art und definieren Sie BETR. ANTEIL mit 0 %.
Ausgaben mit Privatanteilen
Sie legen im Blatt Einstellungen eine Ausgaben-Art an und legen BETR. ANTEILE den jeweiligen betrieblichen Anteil (= Gegenteil vom Privatanteil/Eigenbedarf) fest. Die Ausgaben-Art wählen Sie dann (z. B. im Blatt A) für Ihre Ausgabe aus.
Beispiel: Handvertrag mit 60 % Privatanteilen
- Legen Sie im Blatt Einstellungen > Ausgaben-Arten eine neue Art Handyvertrag 60% Privat
- Schreiben Sie 40% oder 0.4 in der Spalte BETR. ANTEILE % (Zelle rechts daneben)
- Wählen Sie im Blatt A die AUSGABEN-ART Handyvertrag 60% Privat aus.
Die KU-Tabelle und EA-Tabelle zieht nun automatischen den Privatanteil vom Brutto-Betrag ab. In der EA-Tabelle wird für die 60% Privatanteile eine Eigenverbrauchssteuer berechnet.
Haftungsausschluss
Die Inhalte auf dieser Seite wurden zwar mit Sorgfalt erstellt, garantieren aber keine Rechtssicherheit oder Aktualität. Der Ersteller ist nicht berechtigt, buchhalterische Auskünfte zu geben. Bitte lesen Sie selbst die offiziellen Publikationen des BMF und der WKO bzw. lassen Sie sich von Ihrem Finanzamt oder einem zertifizierten Steuerberater beraten.
Wie kann man die Kaution für ein Mietobjekt in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung berücksichtigen?
Ich bin der Meinung, dass die Kaution gar keine Betriebsausgabe ist, da Sie diese ja im Normalfall wieder zurückerhalten.
Bitte erkunden sich dazu bei Ihrem Steuerberater oder zuständigem Finanzamt. Als Leseempfehlung: Betriebsausgaben bei der Gewinnermittlung (PDF der WKO)
Wie soll ich mit Finanzamtszahlungen und Sozialversicherungsbeiträgen in der Tabelle umgehen? Einfach löschen?
Finanzamtszahlungen für Umsatzsteuer und Einkommensteuer sind für unsere EA-Rechnung (EA-Tabelle mit Netto-Methode) nicht von Bedeutung.
Die Grundbeiträge (nicht die Selbstbehalte) der SV hingegen schon. Dazu gibt es die Ausgaben-Art „SV-Beiträge“.
Unter welche Ausgabensart fällt Weiterbildung, u.a. Kauf eines Onlinekurses?
Sie können dazu im Blatt Einstellungen Ihre eigene Ausgaben-Art „Weiterbildung“ erstellen
Hallo,
Als medizinische Dienstleisterin habe ich Verbrauchsmaterialien wie Spritzen, Desinfektionsmittel, Massageöle. Fällt das unter Waren, Roh uns Hilfsstoffe, oder übrige Betriebsausgaben in der Erklärung.
Danke!
Wie verbuche ich eine Privateinlage auf Firmenkonto?
Siehe weiter oben unter Beispiele > Private Einnahmen und Ausgaben
Bitte wo steht da oben etwas? Ich finde keine Beispiele > Private Einnahmen und Ausgaben
Welcher E1-Kennzahl ordne ich Fort- und Weiterbildungen zu?
Wäre für mich ebenso interessant
Im Formular E2 heißt es zur Kennzahl 9230
Alles, was nicht eindeutig einer anderen Kennzahl zugeordnet werden kann, wird unter der Kennzahl 9230 erfasst.
Wie werden Versicherungsprämien korrekt verbrucht (z.B. KFZ-Versicherung oder Betriebs-Haftpflicht)?
Meines Wissens ist der Ust-Satz 0% doch fällt dies unter Sonstige Betriebsausgaben?
Warum sind in der EA-Tabelle Betriebsausgaben wie zB das Kleine oder Große Arbeitsplatzpauschale (E1-KZ 9217) nicht vorhanden?
Vielen Dank für das Feedback. Es handelt sich nicht um eine übliche Betriebsausgabe, sondern um einen festen Betrag, der direkt in der Einkommensteuererklärung eingetragen wird. Ich mache mir jedoch eine Notiz, um diese Kennzahl möglicherweise als Option im EST-Formular bereitzustellen.
Sind diese Kennzahlen mittlerweile in der E/A-Tabelle vorhanden?
Aktuell ist die Kennzahl 9217 noch nicht dabei.
Könnte ich mir aber gut für die Version 2025 vorstellen. (Ohne hier Versprechungen zu machen)
Wie verbuche ich den Gewinnfreibetrag iSv § 10 EStG, der ja auch eine Betriebsausgabe darstellt?
Der Gewinnfreibetrag zählt nicht zu den klassischen Betriebsausgaben, sondern wird direkt in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt. Einzelheiten dazu finden Sie in der Tabelle im Blatt E1A.
Habe ich in der EA-Tabelle auch die Möglichkeit, eine Rückstellung für SV-Beiträge zu erstellen oder buche ich das einfach zu 9225?
Ich nehme an, Sie meinen zukünftige Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen, die für das aktuelle Buchhaltungsjahr anfallen. In diesem Fall macht es Sinn, die voraussichtlichen Beiträge direkt an die Sozialversicherung zu überweisen. Dadurch wird die Ausgabe einkommensteuerwirksam und kann die Einkommensteuerlast senken.
Eine klassische Rückstellung im buchhalterischen Sinne gibt es in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung jedoch nicht, da diese ausschließlich auf tatsächlich erfolgten Zahlungsflüssen basiert. Rückstellungen, wie sie in der doppelten Buchführung üblich sind, spielen hier daher keine Rolle.
Was machte ich, wenn ich jetzt im bei der Mai-Buchhaltung (im Juni 2025) daraufkomme, dass ich eine Ausgabe im Jänner 2025 vergessen habe? Kommt die zum Schluss einfach dazu mit fortlaufender Nummer mit Datum Jänner, oder füge ich diese oben im Jänner ein?
Wie verbuche ich eine Privatentnahme, wenn ich zB Geld für private Zwecke vom Geschäftskonto abhebe?
Das geht aus dem Abschnitt oben nicht klar hervor, finde ich.
Also ich habe bei den Einstellungen/ AUSGABEN-ARTEN (KONTEN)/ einfach Privatentnahme hinzugefügt (EST-ERKLÄRUNG-ZUORDNUNG leer / BETR. ANTEIL 0%) und denke so ist es korrekt, hat ja auf das Ergebnis dann keine Einwirkung)
Guten Tag, wie gehe ich mit meine Handeslvertreterpauschale (9259) um? Ist die als Ausgabenart irgendwo ersichtlich oder kann ich die selbst anlegen?
In der Tabelle basiert E1A aktuell auf der „vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung“ ohne Pauschalierungen.
Aus meiner Recherche ergibt sich: Wenn im E1A die „vollständige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung“ gewählt wird, muss KZ 9259 leer bleiben (siehe Formular E2).
Die Handelsvertreterpauschale scheint ein Spezialfall zu sein, da einerseits eine Pauschale berechnet wird, andererseits aber auch einige Betriebsausgaben über die Kennzahlen geltend gemacht werden.
Eine offizielle Implementierung für die Pauschale und KZ 9259 gibt es aktuell in der Tabelle nicht. Sie können jedoch alle anderen Kennzahlen verwenden, 9259 manuell berechnen und dann bei der Jahreserklärung ausfüllen.
Laut meinem Steuerberater wurde sie auf 9230 gebucht
Herzlichen Dank!