Anlagenverzeichnis (Anlagenkartei) und Abschreibungen (AfA)

Was sind Anlagegüter (AG)?

Wirtschaftsgütern, deren Verwendung oder Nutzung durch den Steuerpflichtigen zur Erzielung von Einkünften sich erfahrungsgemäß auf einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erstreckt …EStG 1988 § 7 Abs. 2

„Anlagegüter“ (AG) sind Wirtschaftsgüter (oft Gegenstände) die mehr als 1 Jahr in Ihrem Betrieb dienen. 

Es gibt zwei Arten von Anlagegüter: abnutzere und nicht abnutzbare Anlagegüter.

Warum sind Anlagegüter keine „normalen“ Betriebsausgaben?

Aufwendungen zur Anschaffung oder Herstellung von abnutzbaren und nicht abnutzbaren Anlagegütern dürfen nicht im Zeitpunkt der Bezahlung als Betriebsausgaben abgesetzt werdenEstR 2000, KZ 665

Die Kauf- oder Herstellungskosten dieser Gegenstände sind als Investition zu verstehen.

Der gekaufte Gegenstand hat einen Eigenwert und deshalb ist mit der Anschaffung selbst nichts vom Betrieb „weggeflossen“ und ist damit auch keine Betriebsausgabe (siehe Zufluss-Abfluss-Prinzip). 

Es gibt jedoch eine Ausnahme: die so genannten geringwertigen Wirtschaftsgüter.

Was bedeutet „abschreiben“ oder Absetzung für Abnützung (AfA)?

Grundsätzlich ist die einzig zulässige Form der Abschreibung die lineare AfAEStR 2000 RZ 3109

Abschreibung bezeichnet das Geltendmachen des jährlichen Wertverlusts eines abnutzbaren Anlageguts als Betriebsausgabe. Dabei wird der durch die Nutzung des Gegenstandes entstehende Wertverlust vom Originalwert abgeschrieben.

AfA steht für Absetzung für Abnutzung und bedeutet, dass die Wertminderung eines Wirtschaftsgutes als Betriebsausgabe geltend gemacht werden kann. Wenn das Wirtschaftsgut nicht abnutzt (siehe nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter) und somit keinen Wertverlust erleidet, ist keine Betriebsausgabe möglich.

Lineare AfA (klassische Methode)

Grundsätzlich ist die einzig zulässige Form der Abschreibung die lineare AfA (§ 7 Abs. 1 EStG 1988; gleichmäßige Verteilung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer)EStR 2000 RZ 3109

Bei der linearen AfA wird derselbe fixe Betrag jedes Jahr abgeschrieben: Statt also auf einmal 100 % der Ausgaben geltend zu machen, dürfen Sie bei einer geplanten Nutzungsdauer von 10 Jahren, nur jedes Jahr 10 % vom Preis als Betriebsausgabe abschreiben/absetzen.

Degressive AfA (seit Juni 2020)

Für bestimmte nach dem 30. Juni 2020 angeschaffte oder hergestellte Wirtschaftsgüter besteht allerdings die Möglichkeit einer degressiven AfAEStR 2000 RZ 3109

Die Absetzung für Abnutzung kann auch in fallenden Jahresbeträgen nach einem unveränderlichen Prozentsatz von höchstens 30% erfolgen (degressive Absetzung für Abnutzung). Dieser Prozentsatz ist auf den jeweiligen Buchwert (Restbuchwert) anzuwenden und ergibt den jeweiligen Jahresbetrag.EStG 1988 § 7 Abs. 1a

Für bestimmte Wirtschaftsgüter (es gibt Ausnahmen), die ab dem 1. Juli 2020 angeschafft oder hergestellt, worden sind, gibt es die Möglichkeit der degressiven Abschreibung. Dabei wird kein fixer Betrag, sondern ein fixer Prozentsatz (max. 30 %) vom Restbuchwert abgeschrieben.

Der Übergang von der degressiven Absetzung für Abnutzung zur linearen Absetzung für Abnutzung ist mit Beginn eines Wirtschaftsjahres zulässig. In diesem Fall bemisst sich die lineare Absetzung für Abnutzung vom Zeitpunkt des Übergangs an nach dem dann noch vorhandenen Restbuchwert und der Restnutzungsdauer des einzelnen Wirtschaftsguts. Der Übergang von der linearen Absetzung für Abnutzung zur degressiven Absetzung für Abnutzung ist nicht zulässig. EStG 1988 § 7 Abs. 2

Sie dürfen von der degressiven auf die lineare Abschreibung umsteigen, nicht aber umgekehrt. Wie Sie im folgenden Beispiel sehen ist es sogar absolut sinnvoll nach gewisser Zeit auf die lineare Abschreibung umzustellen:

Halbjahres-AfA

Wird das Wirtschaftsgut im Wirtschaftsjahr mehr als sechs Monate genutzt, dann ist der gesamte auf ein Jahr entfallende Betrag abzusetzen, sonst die Hälfte dieses Betrages.EStG 1988 § 7 Abs. 2

Sie dürfen im 1. Jahr nur die gesamte berechneten Absetzung geltend machen, wenn Sie das Anlagegut vor dem 1. Juli in Betrieb genommen haben. Ist das nicht der Fall ist, darf man im ersten Jahr nur die sogenannte Halbjahres-AfA geltend machen.

Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) brauchen keine AfA

Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von abnutzbaren Anlagegütern können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn diese Kosten für das einzelne Anlagegut 1000 Euro nicht übersteigen (geringwertige Wirtschaftsgüter) … Bei Gewinnermittlung gemäß § 4 Abs. 3 kann dieser Betrag im Jahr der Verausgabung voll abgesetzt werden …
EStG 1988 § 13

Wirtschaftsgüter, die bei Anschaffung (inkl. MwSt. bei Kleinunternehmern, sonst netto) unter 1000€  (seit 1.1.2023) kosten, werden als geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG) bezeichnet.

Für diese Gegenstände können Sie die Sonderregelung in Anspruch nehmen, die Anschaffungskosten sofort und in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend zu machen. Damit ersparen Sie sich die stückweise Abschreibung und die Erfassung im Anlageverzeichnis.

Was ist ein Anlagenverzeichnis (AV)?

Das im Einkommensteuergesetz vorgeschriebene Anlagenverzeichnis (AV), auch Anlagenkartei genannt, dient einem sinnvollen Zweck: Sie gibt einen Überblick über die Abschreibungen des laufenden Jahres und die zukünftigen Abschreibungsmöglichkeiten (Restbuchwerte) der kommenden Jahre.

Gehören auch nicht abnutzbare Anlagegüter ins Anlagenverzeichnis?

 

Bei Nichtabnutzbarkeit stellen sie bloß einen „Merkwert“ für ein späteres Ausscheiden dar.  EStR 2000 Rz 665

Ja, auch nicht abnutzbare Anlagegüter müssen im Anlageverzeichnis erfasst werden, damit bei Verkauf oder Abgang die ursprüngliche Anschaffungskosten bekannt sind.

Dieser Betrag kann dann beim Abgang als Betriebsausgabe verbucht werden.

Wann muss ich spätestens die Eintragung machen? Muss ich das Verzeichnis dem Finanzamt zusenden?

Es ist ausreichend, wenn das Verzeichnis im Zeitpunkt der Abgabe der Steuererklärung ordnungsgemäß geführt ist.
EStR 2000, RZ 3136

Spätestens bis zur jährliche Einkommensteuererklärung (31.6.).

Die Anlagekartei ist nicht zusammen mit den Steuererklärungen beim Finanzamt einzureichen. Es kann jedoch erforderlich sein, dass Sie das Anlagenverzeichnis auf Anfrage vom Finanzamt übermitteln müssen.

Was, wenn ich Abschreibungen ohne AV mache?

Wird die Anlagekartei nicht geführt, dann geht das Recht auf die AfA nicht verloren, es liegt jedoch eine Verletzung von Aufzeichnungspflichten vor (Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 FinStrG).
EStR 2000, RZ 3135

(1) Bezeichnung des AG

Genaue Bezeichnung des Anlageguts wie Marke, etc.

(2) Anschaffungstag

Hier zählt nicht das Datum der Zahlung wie sonst in der EA-Rechnung, sondern das Datum der Anschaffung oder Herstellung.

(3) Anschaffungs- oder Herstellungskosten

Zu den Anschaffungskosten (Anlagegut wurde außerhalb des Betriebs erworben) zählen nicht nur der eigentliche Kaufpreis, sondern alle Aufwendungen, die erforderlich waren, das Wirtschaftsgut in Ihren Besitz gelangen zu lassen und es nutzbar zu machen (Anschaffungsnebenkosten).

• Transportspesen
• Zölle
• Vermittlungsprovisionen
• Anwalts- und Notarhonorare
• Grunderwerbsteuer
• Montage-, Installierungs- und Fundamentierungskosten

Derartige Aufwendungen müssen Sie zum Kaufpreis dazugerechnet werden und stellen letztlich die eigentliche Abschreibungsbasis (Bemessungsgrundlage) dar.

Bei den Herstellungskosten (Anlagegut wurde selbst hergestellt) ist es ähnlich. Für Ihre selbst hergestellten Wirtschaftsgüter gehören die Materialkosten, die Fertigungslöhne, die Sonderkosten der Fertigung (Planungs- und Entwicklungskosten) sowie die Material- und Fertigungsgemeinkosten zu den Herstellungskosten dazu.

Sind die Kosten Netto- oder Brutto-Beträge?

Anlagegüter sind, wenn die Vorsteuer abzugsfähig ist, mit den Nettowerten in das Anlageverzeichnis (§ 7 Abs. 3) aufzunehmen. Ist die Vorsteuer nicht abzugsfähig, ist sie als Teil der Anschaffungs-(Herstellungs-)Kosten zu behandeln.Formular E2 2021 S.11

Wie sieht es mit dem Vorsteuerabzug aus?

Alle übrigen für Lieferungen oder sonstige Leistungen an das Unternehmen in Rechnung gestellte Umsatzsteuern sind als Vorsteuer abzugsfähig (Vorsteuern für Anlagegüter …) UStR 2000 RZ 3333

Wenn die Betriebsausgaben nur stückweise geltend gemacht werden können, gilt das auch für die Vorsteuer? Die Abschreibung ist rein einkommenssteuerrechtlicher Natur, umsatzsteuerrechtlich können Sie die Vorsteuer für Anlagegüter sofort in voller Höhe geltend machen.

(4) Name und Anschrift des Lieferanten

Das der Eingabe beigelegte Verzeichnis ist grundsätzlich AfA-tauglich, wenn Name und Anschrift des Lieferanten (liefernden Unternehmers) in der Buchhaltung eindeutig dokumentiert sind (Lieferantenrechnung) und auf Verlangen des Finanzamtes jederzeit vorgelegt werden können.
EStR 2000, RZ 3137

(5) voraussichtliche Nutzungsdauer

Die betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer in Jahren. Das entspricht nicht unbedingt der technischen Lebensdauer einer Maschine, sondern gemeint ist, wie lange Sie die Maschine wahrscheinlich in Ihrem Betrieb verwenden. Übrigens hat dieselbe Maschine im Einschichtbetrieb eine andere Abnutzung als in einem Mehrschichtbetrieb.

Die Nutzungsdauer mancher AG ist gesetzlich geregelt und für andere gibt es in der Praxis gewisse Richtwerte.

In Deutschland gibt es sogar amtliche AfA-Tabellen, die auch in Österreich verwendet werden können
bmfg-19 S.114

 AfA-Tabelle

(6) Betrag der jährlichen Absetzung für Abnutzung

Der Betrag hängt davon ab, ob Sie die lineare oder degressive AfA verwenden und ob die Halbjahres-AfA anzuwenden ist.

(7) den noch absetzbaren Betrag (Restbuchwert)

Der Restwert des Wirtschaftsguts, von dem im nächsten Jahr wieder abgeschrieben wird. Restbuchwert = 0 heißt, es wurden die gesamten Anschaffungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht.

Erinnerungscent

Wenn Sie ein Wirtschaftsgut vollständig abgeschrieben haben (der Restbuchwert wäre 0 €), es aber noch nicht aus Ihrem Betrieb ausgeschieden ist (verkauft, verschenkt, zerstört). In diesem Fall wird das Wirtschaftsgut noch mit einem geringen Restbuchwert als „Erinnerungswert“ im Anlageverzeichnis geführt. Erst wenn das Anlagegut tatsächlich aus dem Betrieb ausscheidet, wird es auch aus dem Anlageverzeichnis entfernt.

Wie verbuche ich verkaufte, zerstörte oder verlorene Anlagegüter?

1. Schritt: Wir machen die Abschreibung für dieses Jahr (1666,66 €). Wäre das AG vor dem 1. Juli abgegangen, dann nur den halben Abschreibungsbetrag (833,33 €).

3. Schritt: Den Restbuchwert von 2500,01 €, machen wir sofort manuell als Ausgaben im Blatt A geltend. Das Anlagegut wird nichts in das Anlagenverzeichnis des nächsten Jahres übernommen.

Wie beim Erwerb von Anlagegütern ist auch beim Verkauf das Datum des Abgangs des Anlageguts maßgeblich, nicht das Datum der Bezahlung.

Bei Verkauf oder Zerstörung unterscheidet sich die Ausgaben-Art:

• Beim Verkauf eines AG: Ausgaben-Art: Restbuchwert verkaufter Anlagegüter oder eigene erstellen. Die Spalte E1A-Kennzahl wird damit der Kennzahl 9210 zugeordnet.
• Bei Zerstörung/Verlust eines AG: Ausgaben-Art: Zerstörte Anlagegüter oder eigene erstellen. Die Spalte E1A-Kennzahl wird damit der Kennzahl 9130 zugeordnet.

4. Schritt: Beim Verkauf eines AG entstehen zusätzlich steuerpflichtige Einnahmen: Diese buchen wir im Blatt E, mit der Einnahmen-Art: Verkauf Anlagegüter und der damit verbundenen E1A-Kennzahl 9060.

 Quelle: Gemäß dem Formular E2, Ausfüllhilfe für die Einkommensteuererklärung E1a, werden die Restbuchwerte für Anlagegüter unter der Kennzahl 9210 geltend gemacht. Kaputt-gegangene Anlagengüter hingegen werden unter der Kennzahl 9130 gebucht.

Was mache ich wenn mein Anlagegut vollständig abgeschrieben wurde? (Erinnerungscent)

Die einfache Regel ist: Solange ein Gegenstand noch im Unternehmen vorhanden ist (nicht verkauft, zerstört, etc.), bleibt dieser auch im Anlagenverzeichnis, mit einem Restbuchwert von 0,01 €, dem sogenannten Erinnerungscent, erhalten.