Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung 2026 selbst machen
Möchten Sie die Änderungen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in 2026 und den Jahren zuvor sehen? > Siehe Seite Neuigkeiten
Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung. EStR 2000 Rz 658
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine Methode zur Gewinnermittlung. Der Gewinn bestimmt, ob und in welcher Höhe Sie Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen.
Da sie weniger kompliziert und weniger zeitaufwendig ist als die klassische Buchführung (doppelte Buchhaltung), wird sie als „vereinfachte Form“ bezeichnet.
Eine noch einfachere Form der Gewinnermittlung ist die Pauschalierung.
In der Praxis umfasst die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht nur die Ermittlung des Gewinns, sondern auch alle dazugehörigen Prozesse, wie z.B. das Erstellen und Aufbewahren von Belegen, die Aufzeichnung der Umsatzsteuer sowie die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung.
Andere Wörter dafür sind:
- EAR oder EA-Rechnung
- Geldflussrechnung
- Gewinnermittlung gemäß § 4 Abs 3 EStG oder §-4-Abs-3-Ermittler
Wie funktioniert die EA-Rechnung?
Es wird ihr nicht ein Betriebsvermögensvergleich zu Grunde gelegt, sondern eine Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben … EStR 2000 Rz 658
Anders als bei der doppelten Buchführung werden zur Ermittlung des Gewinns nur die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt.
… grundsätzlich im Sinne einer GeldflussrechnungEStR 2000 Rz 658
Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben entstehen (mit wenigen Ausnahmen) nach dem Zufluss-/Abflussprinzip zum Zeitpunkt des tatsächlichen Geldflusses, d.h. z.B. wenn das Geld auf dem Bankkonto eingeht oder das Bankkonto verlässt.
… für Zwecke der Erhebung der Abgaben vom Einkommen und Ertrag ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzuzeichnen und zum Ende eines jeden Jahres zusammenzurechnenBAO § 126 Abs. 2
Die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sind (in der Regel mit Hilfe von Software) aufzuzeichnen.
Konkret müssen Sie nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres die Summen Ihrer Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach bestimmten Arten (Kennzahlen) summiert über finanzonline.at in Form einer Einkommensteuererklärung an das Finanzamt übermitteln.
Die Einnahmen-/Ausgabenrechnung ist streng genommen keine „Buchhaltung“, da keine Bücher, sondern nur Aufzeichnungen (insbesondere über Einnahmen und Ausgaben) geführt werden.
Belegen, Aufzeichnen und Erklären
Hier sind die grundlegenden Aufgaben, um die komplette Einnahmen- und Ausgabenrechnung selbstständig zu führen. Sie umfassen tägliche, monatliche (bzw. vierteljährliche) oder jährliche wiederkehrende Aufgaben. Die drei Hauptmerkmale dieser Aufgaben sind Belegen, Aufzeichnen und Erklären.
Wer darf die EA-Rechnung verwenden?
Der Überschuß der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben darf dann als Gewinn angesetzt werden, wenn keine gesetzliche Verpflichtung zur Buchführung besteht und Bücher auch nicht freiwillig geführt werden. EStG 1988 § 4 Abs. 3
Jeder Unternehmer, der nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist, kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Gewinnermittlung verwenden.
"Selbstständige Arbeit"
Darunter fallen freie Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Künstler, Schriftsteller. Eine Umsatzgrenze gibt es nicht.
Gewerbebetrieb bis 700.000€ Umsatz
Einzelunternehmen, Offene Gesellschaften (OG) und Kommanditgesellschaften (KG) dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, solange keine Rechnungslegungspflicht besteht. Diese Pflicht, also der Zwang zur doppelten Buchhaltung, entsteht in zwei Fällen:
- Die Umsatzerlöse liegen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über 700.000 €. Dann beginnt die Pflicht erst mit dem zweitfolgenden Geschäftsjahr. Dazwischen liegt ein Pufferjahr.
- Die Umsatzerlöse übersteigen in einem einzigen Geschäftsjahr 1.000.000 €. Dann entfällt das Pufferjahr, die Pflicht gilt schon ab dem Folgejahr.
Solange keiner der beiden Fälle eintritt, bleibt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zulässig.
Forst- und Landwirtschaft bis 700.000€ Umsatz
Land- und Forstwirte werden buchhaltungspflichtig, wenn ihr Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils über 700.000 € liegt. Auch hier greift die Pflicht erst ab dem zweitfolgenden Jahr.
Eine Einheitswertgrenze gibt es dafür nicht mehr. Sie wurde mit 1. Jänner 2020 gestrichen; seither zählt allein der Umsatz.
Nein bei Kapitalgesellschaften
GmbH, FlexKapG, AG und GmbH & Co KG dürfen nicht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwenden und sind immer zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Die 3 Gesetze
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist im Steuerrecht durch das Einkommensteuergesetz, das Umsatzsteuergesetz und die Bundesabgabenordnung geregelt.
EStG
Einkommensteuergesetz
Rechtsgrundlagen für Ertragsbesteuerung des Einkommens von natürlichen Personen innerhalb eines Kalenderjahres.
UStG
Umsatzsteuergesetz
Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer die anfällt oder als Vorsteuer in Abzug gebracht werden kann.
BAO
Bundesabgabenordnung
Regelt die Anforderungen an die Aufzeichnungen der Einnahmen- und Ausgabenrechnung.
Selber machen oder doch besser der Buchhalter?
Alles selber machen
Sie erstellen Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selbst und übermitteln monatlich oder vierteljährlich Ihre Umsatzsteuervoranmeldung und jährlich Ihre Einkommensteuer- und Umsatzsteuererklärung selbständig über Finanzonline.
Buchhalter hilft beim Jahresabschluss
Sie erstellen Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung größtenteils selbst, aber am Ende des Jahres beauftragen Sie einen Buchhalter mit der Prüfung Ihrer Buchhaltung und der Einreichung der Jahreserklärung.
Buchhalter macht alles
Der Buchhalter übernimmt für Sie die Führung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und ist auch für diese verantwortlich. Manchmal werden die Belege vom Unternehmer vorsortiert, um Kosten zu sparen.
Wie es unsere Kunden machen: 52 % der Nutzer der KU-Tabelle (Kleinunternehmer) führen die gesamte EA-Rechnung ohne Steuerberater selber durch. 77 % der Nutzer der EA-Tabelle, d.h. der umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer, arbeiten zumindest teilweise (z.B. für den Jahresabschluss) mit einem Steuerberater zusammen.
Vorteile beim Selbermachen
➕ Kosten sparen
Bei einer relativ unkomplizierten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (keine besonderen rechtlichen Anforderungen und nur wenige Einnahmen und Ausgaben) sind die Kosten für einen Steuerberater (1000 € oder mehr) im Jahr nicht zu rechtfertigen.
➕ Über Finanzen Bescheid wissen
Viele empfinden eine eigene Buchhaltung als lästiges Übel, das vom Finanzamt auferlegt wird.
Tatsache ist aber, dass die Buchhaltung vor allem für Sie als Selbstständiger nützlich ist.
Die Ermittlung von Einnahmen, Ausgaben und Gewinn liefert Ihnen wertvolle Informationen darüber, wie es um Ihr Unternehmen tatsächlich steht – und nicht nur, wie es sich für Sie anfühlt.
Auch wenn Zahlen nicht das Wichtigste sein sollten, sind sie doch ein praktisches Mittel, um sich messbare Ziele zu setzen, Schwächen (vermeidbare hohe Ausgaben) auszumerzen und Stärken (erfolgreiche Einnahmequellen) zu fördern.
➕ Belege nehmen ohnehin die meiste Zeit in Anspruch
Unabhängig davon, ob Sie mit einem Buchhalter zusammenarbeiten oder Ihre Buchhaltung selbst erledigen, müssen Sie Rechnungen schreiben und Belege sammeln.
Das ist der zeitaufwändigste Teil der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
➕ Unabhängigkeit
Manche Unternehmer fühlen sich ohne die Hilfe eines Buchhalters hoffnungslos verloren.
Doch wenn Sie die Grundlagen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kennen, werden Sie feststellen: Sie sind relativ einfach zu erlernen und zu verstehen.
Dies macht es auch einfacher, auf mögliche Veränderungen (z. B. Umstellung vom Kleinunternehmen zur Umsatzsteuerpflicht) in Ihrer Selbstständigkeit zu reagieren. Außerdem gibt es Ihnen ein Gefühl der Sicherheit, wenn Sie selbst wissen, was das Finanzamt von Ihnen verlangt.
Nachteile beim Selbermachen
➖ Zeitaufwand
Vor allem zu Beginn werden Sie einige Zeit benötigen, um das Grundkonzept der EA-Rechnung und die für Ihr Unternehmen relevanten Rechtsvorschriften kennenzulernen und zu verstehen. Wenn Sie als Existenzgründer gleich die Stufe des Kleinunternehmers überspringen und sofort vorsteuerabzugsberechtigt sind, lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, um schneller in die Materie einzusteigen.
Der monatliche Zeitaufwand liegt bei 1-4 Stunden und entfällt hauptsächlich auf das Sortieren und Erfassen der Belege.
Am Jahresende kommen noch einige Stunden für den Jahresabschluss hinzu. Dabei wird die gesamte Buchhaltung nochmals auf Richtigkeit überprüft. Die Belege müssen dauerhaft archiviert und die Einkommensteuer- bzw. Umsatzsteuerjahreserklärung über Finanzonline abgegeben werden.
Outsourcing durch einen Steuerberater ist dann am effizientesten, wenn Ihr Stundensatz bereits die Kosten des Steuerberaters übersteigt oder Sie Ihre ganze Energie in die Umsetzung eines längerfristigen Projektes stecken müssen.
➖ Risiko
Wenn Sie Ihre EA-Rechnung ausschließlich selbst erstellen, sind Sie für Ihre Buchhaltung selbst verantwortlich. Das klingt wahrscheinlich schlimmer, als es ist – es sei denn, es handelt sich um vorsätzliche Steuerhinterziehung.
Was bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen schief gehen kann, sind z.B. falsch berechnete Umsatzsteuerbeträge.
Risiko für Kleinunternehmer mit 4 Beispielen
Für Kleinunternehmer ist das Risiko, sofern es sich nicht um bewussten Steuerbetrug handelt, überschaubar.
Um das Risiko besser einschätzen zu können, betrachten wir 4 Beispiele von Fehlern, die einem Kleinunternehmer bei der EA-Rechnung unterlaufen können:
1. Überschreiten der Kleinunternehmergrenze: Die größte Gefahr für einen Kleinunternehmer ist das Übersehen der Umsatzgrenze von 55.000 €. Seit 2025 zählt dafür Ihr tatsächlicher Umsatz, eine gedachte Umsatzsteuer wird nicht mehr herausgerechnet. Überschreiten Sie die Grenze um höchstens 10 % (also bis 60.500 €), bleiben Sie für das laufende Jahr Kleinunternehmer. Erst jener Umsatz, mit dem Sie über die 60.500 € kommen, und alle danach werden umsatzsteuerpflichtig. Rückwirkend für das ganze Jahr passiert nichts mehr, diese Regel gilt seit 2025 nicht mehr.
Beispiel: Bei 72.000 € Jahresumsatz ist die Toleranzgrenze gesprengt. Steuerpflichtig werden jene Rechnung, mit der Sie über die 60.500 € kommen, und alle danach, in Summe rund 11.500 €. Da Sie ohne Umsatzsteuer fakturiert haben, ist sie herauszurechnen: rund 1.900 € Umsatzsteuer. Nicht 12.000 € auf den gesamten Jahresumsatz.
Die Rechnung, mit der Sie die Grenze überschreiten, zählt dabei zur Gänze, nicht nur ihr Anteil über den 60.500 €.
Der teure Teil kommt später: Sobald Sie die 55.000 € überschreiten, auch wenn Sie innerhalb der 10 %-Toleranz bleiben, sind Sie ab 1. Jänner des Folgejahres kein Kleinunternehmer mehr. Ab dem ersten Umsatz des neuen Jahres verrechnen Sie Umsatzsteuer.
2. Reverse Charge Umsatzsteuer nicht bezahlt: Wenn Sie Dienstleistungen aus dem Ausland beziehen, geht die Steuerschuld auf Sie über und Sie müssen die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
Beispiel: Leistungen über 1000 € von Freiberufler aus Deutschland erhalten; 20% Steuerschuld = 200 € Umsatzsteuer (+ allfällige Verzugszinsen) nachzahlen.
3. Überschreiten der Erwerbsschwelle: Wenn Sie Waren aus dem EU-Ausland beziehen und die jährliche Erwerbsschwelle von 11.000 € netto überschreiten, wird Erwerbsteuer fällig. Die Schwelle ist eine Freigrenze: Jener Einkauf, mit dem Sie darüber kommen, ist zur Gänze steuerpflichtig, nicht nur der Betrag über den 11.000 €.
Beispiel: Waren aus Italien um 20.000 € netto bezogen = 20.000 € × 20 % = 4.000 € Erwerbsteuer. Auch diese können Sie als Kleinunternehmer nicht als Vorsteuer abziehen.
Die Richtlinie sagt dazu: „Ab dem Entgelt für den Erwerb, mit dem im laufenden Kalenderjahr die Erwerbsschwelle überschritten wird, unterliegt der Erwerb der Besteuerung.“ (UStR 2000 Rz 3629)
Haben Sie die Schwelle bereits im Vorjahr überschritten, ist heuer jeder EU-Einkauf ab dem ersten Euro steuerpflichtig.
4. Falsche Einkommensteuererklärung: Angenommen, Sie verbuchen Ausgaben, die das Finanzamt nicht als Betriebsausgaben anerkennt.
Worst-Case-Beispiel: Betriebseinnahmen 35.000 €, Betriebsausgaben 0 € = 35.000 € Jahresgewinn. Davon zieht das Finanzamt automatisch den Gewinnfreibetrag ab (15 % von 33.000 € = 4.950 €), es bleiben 30.050 € Einkommen. Daraus ergeben sich rund 4.100 € Einkommensteuer.
Fazit: Am riskantesten ist Punkt 1, die überschrittene Kleinunternehmergrenze, wegen der Folgen im Jahr danach. Punkt 2 und 3 treffen nur wenige Kleinunternehmer, dafür ohne Vorsteuerabzug härter als gedacht. Das Risiko bei Punkt 4 bleibt überschaubar.
Wie starte ich am besten mit der EA-Rechnung?
Am besten so praxisnah wie möglich. Verschwenden Sie keine Zeit mit Spezialfällen, die für Ihre Buchhaltung derzeit nicht relevant sind. Beginnen Sie mit einem Geschäftskonto und einem Buchhaltungssoftware und füllen Sie dann Schritt für Schritt Ihre Wissenslücken.
1 Geschäftskonto eröffnen
Ein Geschäftskonto zu Eröffnen ist ein erster Quick-Win beim Start mit der EA-Rechnung.
Denn im einfachsten Fall laufen alle Ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben über Ihr Geschäftskonto. Ihr Kontoauszug stellt somit bereits die Basis für die Erstellung Ihrer EA-Rechnung dar.
Holvi
- Belege/Rechnungen lassen sich hochladen (auch mit Handy-App) und direkt den Buchungen zuordnen. Mit der CSV-Tabelle ist daher der Import von Belegnummer und der Einnahmen- oder Ausgaben-Art jeder Buchungszeile möglich
- Mastercard Debitkarte
- Finnischer IBAN
- Mit Einlagensicherung (über Partnerbanken)
- Ab 4,50 € netto pro Monat
Finom
- (Mehrere) Visa Debitkarte (virtuell kostenlos)
- Niederländischer IBAN
- Cashback auf Zahlung
- Integration verschiedere Währungen
- Mit Einlagensicherung (über Partnerbanken)
- Ab 0 € netto pro Monat (allerdings Transaktionsgebühren)
N26 Business
- Mastercard Debitkarte mit Google/Apple Pay
- Deutscher IBAN
- 0,1 % Cashback auf Einkäufe
- Mit Einlagensicherung
- Kostenlose Kontoführung und Transaktionen
(*) Affiliate-Link. Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden erhalten wir eine Provision.
Warum nicht nur mein Privatkonto verwenden?
- Ihre Buchhaltung wird effizienter, da Sie keine privaten Buchungszeilen mehr aussortieren müssen.
- Sie erleben eine klare mentale Trennung zwischen Privatem und Geschäftlichem und erhalten eine bessere emotionale Übersicht über die Finanzen Ihres Unternehmens.
- Zudem verringert sich die Versuchung, Geld auszugeben, das eigentlich für Sozialversicherung oder Steuern reserviert ist.
- Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie Ihr privates Konto nicht offenlegen, was unnötige Diskussionen vermeidet.
Sind Zahlungen an das Finanzamt nur mit einem österreichischen Bankkonto möglich?
Viele österreichische Bankkonten bieten den Vorteil einer integrierten Funktion für Finanzamtszahlungen. Dies vereinfacht die Überweisungen, da man mit einer Vorlage arbeiten kann, in der man die eigene Steuernummer und den Zahlungszweck einträgt. Es ist jedoch nicht notwendig, ein österreichisches Konto zu nutzen, um Zahlungen an das Finanzamt zu tätigen.
Man kann auch ein anderes europäisches Konto verwenden und über eine SEPA-Überweisung mit der entsprechenden Verwendungszweckzeile die Steuernummer für Zahlungen an das Finanzamt angeben.
2 Buchhaltungssoftware für EA-Rechnung auswählen
Besser erst Buchhaltung lernen und dann ein Programm suchen? Nicht unbedingt, es ist wahrscheinlich effektiver, zuerst mit einem Buchhaltungsprogramm zu beginnen und sich so in die Praxis einzuarbeiten.
EA-Tabelle
Für Einzelunternehmen: Kombiniert die seit Jahren bewährten und erfolgreichen Funktionalitäten von Kalkulationsprogrammen wie Excel mit der österreichischen EA-Rechnung. Vom Einnahmen-Ausgaben-Journal, der Einkommensteuererklärung E1A, der Umsatzsteuererklärung U30 und U1, dem Anlagenverzeichnis, dem Wareneingangsbuch, der Zusammenfassenden Meldung, der EU-OSS und dem Kilometergeld bietet die EA-Tabelle alles, was das österreichische Unternehmerherz begehrt.
KU-Tabelle
Für Kleinunternehmen: Vom Einnahmen-Ausgaben-Journal, der Einkommensteuererklärung E1A, der Umsatzsteuererklärung (falls erforderlich), dem Anlagenverzeichnis, dem Wareneingangsbuch bis hin zum Kilometergeld – die KU-Tabelle bietet alles, was das Herz eines österreichischen Kleinunternehmers begehrt.
3 Grundwissen aneignen
Lesen Sie sich die kostenlosen Infomaterialien von der WKO und vom BMF, um einen guten Überblick zu erhalten.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Broschüre
Von Wirtschaftskammer Österreich
WKO Broschüre herunterladen
(kostenlos – 0,3 MB – PDF – Version April 2024 – Quelle)
BMF Selbstständigenbuch
Vom Bundesministerium für Finanzen
Selbstständigenbuch herunterladen
(kostenlos – 4 MB – PDF – Version Juli 2019 – Quelle)
4 Fragen und Unklarheiten klären
Während Sie sich mit Ihrem neuen Buchhaltungsprogramm vertraut machen, werden wahrscheinlich Fragen auftauchen. Schreiben Sie diese Fragen auf. Nehmen Sie die Hilfe des Finanzamtes und/oder eines Buchhalters in Anspruch.
Haben Sie eine spezielle Frage? Wenden Sie sich telefonisch unter 050 233 333 oder schriftlich über Finanzonline (Weitere Services > Sonstige Anträge > Sonstige Anträge und Anfragen) an Ihr zuständiges Finanzamt.
Möchten Sie sicherstellen, dass Sie die EA-Rechnung richtig verstanden haben? Machen Sie sich Notizen und besprechen Sie diese mit einem Steuerberater. Gute Vorbereitung spart Zeit und Geld.
Haftungsausschluss
Die Inhalte auf dieser Seite wurden zwar mit Sorgfalt erstellt, garantieren aber keine Rechtssicherheit oder Aktualität. Der Ersteller ist nicht berechtigt, buchhalterische Auskünfte zu geben. Bitte lesen Sie selbst die offiziellen Publikationen des BMF und der WKO bzw. lassen Sie sich von Ihrem Finanzamt oder einem zertifizierten Steuerberater beraten.
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