Darf ich Excel für meine Buchhaltung in Österreich verwenden?
Die Problematik
Voraussetzungen vom österreichischen Gesetzgeber für ordnungsmäßige Aufzeichnungen
(3) Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden.
Angesichts dieses Paragrafen kommen viele zu einer Schlussfolgerung dieser Art
Excel-Tabellen sind keine Grundaufzeichnungen im Sinne der Bundesabgabenordnung (BAO), da sie jederzeit nachträglich veränderbar sind und es nicht überprüft werden kann, ob Änderungen vorgenommen wurden oder nicht
Kalkulationsprogramme sind also nur dann zulässig wenn …
- … nachträgliche Abänderungen, Löschungen und Ergänzungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder derartige Eingriffe in den ursprünglichen Datenbestand in der Datei zwangsläufig dokumentiert und offen gelegt werden
- … die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten wird
Wie kann man also beweisen, dass eine Excel-Datei unverändert ist?
Die Lösung
1. Monatliche Buchhaltung mit PDF-Export
Um den Originaldatenbestand und unsere Rechenergebnisse jedes Buchhaltungsmonats nachzuweisen, exportieren Sie diese als PDF-Datei
- Erstellen Sie für jedes Buchhaltungsjahr („2016“, „2017“, usw.) und jeden Buchhaltungsmonat („01“, „02“, usw.) einen eigenen Unterordner, um alle relevanten Dokumente aufzubewahren
- Sieben Jahre Aufbewahrungsfrist: Stellen Sie unbedingt sicher, dass die Daten in diesen Ordnern täglich als Kopie auf min. einem externen Gerät und/oder in der Cloud gesichert werden.
Z. B. mit einem Cloud-Dienst (Dropbox, Google Drive, etc.) und/oder einem Zusatzprogramm, das automatisch und täglich Ihren Finanzordner auf einem USB Gerät kopiert. - Machen Sie Ihre Buchhaltung monatlich und nachdem Sie die Buchhaltung eines Monats abgeschlossen haben, exportieren Sie monatlich Ihre Excel-Datei als PDF-Datei
- Microsoft Excel: Datei > Speichern Unter > *.pdf
- OpenOffice: Datei > Als PDF exportieren
- Google Docs: Datei > Download als > PDF
2. PDF-Datei digital signieren
Eine digital signierte PDF-Datei ist unveränderbar und enthält einen Zeitstempel.
Damit ist für jeden Buchhaltungsmonat bewiesen, dass keine Daten verändert wurden.
Option A: Online Signatur mit Handy
- Kostenlos Ihre Handysignatur aktivieren
- PDF-Dateien kostenlos mit Handsignatur auf PrimeSign digital signieren
Zusätzlicher Kommentar nach direkter E-Mail-Anfrage beim BMF
Allerdings allein aus der Verwendung eines derartigen Programmes ohne entsprechenden Zusatzmodul eine materielle Nichtordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen abzuleiten, wäre aus Sicht des Bundesministeriums für Finanzen verfehlt. Es ist lediglich die gesetzliche Vermutung der inhaltlichen Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen nicht mehr gegeben, sondern muss im Einzelfall vom Abgabepflichtigen nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.
– E-Mail-Auskunft September 2016
Sinngemäß: Selbst wenn Sie Änderungen in Ihrer Tabellenkalkulation nicht protokoliert haben oder ausschließen können, bedeutet das nicht, dass das Finanzamt deshalb Ihre Buchhaltung als ungültig betrachten kann oder Ihre Betriebsergnisse per Schätzung ermitteln wird. Achten Sie auf gültige Belege!
Fazit
- Machen Sie Ihre Buchhaltung monatlich
- Exportieren Sie die monatliche Buchhaltung als PDF-Datei
- Versehen Sie diese PDF-Datei mit einer digitalen Signatur
- Löschen Sie nicht einfach Zeilen aus Ihren vergangenen Buchhaltungsmonaten, wenn Ihnen ein Fehler unterlaufen ist. Wenn Korrekturen notwendig sind, machen Sie diese in Ihrem aktuellen Buchhaltungsmonat und dokumentieren Sie akribisch und nachvollziehbar warum die Korrekturen notwendig waren
- Überprüfen Sie nach Abschluss Ihrer monatlichen Buchhaltung ob Sie alle Belege und deren Beträge richtig in die Tabelle eingegeben haben. Sind die Belegnummern chronologisch geordnet und habe ich keine Nummer übersprungen?
- Dokumentieren Sie Briefe, E-Mails, Lieferscheine und vor allem vom Finanzamt anerkannte Belege um für alle Ihre Einnahmen und Ausgaben beweisen zu können
Haftungsausschluss
Die Inhalte auf dieser Seite wurden zwar mit Sorgfalt erstellt, garantieren aber keine Rechtssicherheit oder Aktualität. Der Ersteller ist nicht berechtigt, buchhalterische Auskünfte zu geben. Bitte lesen Sie selbst die offiziellen Publikationen des BMF und der WKO bzw. lassen Sie sich von Ihrem Finanzamt oder einem zertifizierten Steuerberater beraten.
Wäre monatlich ausdrucken auch eine Option?
Nein, das denke ich, ist keine Option. Sie hätten ja das Excel kurz vorher bearbeiten und neu ausdrucken können.
Ich bin dazu übergegangen, die EA-Tabelle als .xlsx zu speichern und einer PDF-Datei als Attachment anzufügen. Im nächsten Schritt kann ich dann diese PDF-Datei über handysignatur.at signieren.
Unzähle Seiten als virtuelle Ausdrucke in eine PDF-Datei zu packen halte ich für unpraktikabel.
Interessante Idee. Welche Software verwendest du dazu?
Ich verwende „PDF-XChange Editor“.
Möglicherweise funktioniert es auch mit „PDF-XChange Free“, jedoch konnte ich das nicht unmittelbar herausfinden.
Ich habe nachgesehen, die kostenlose Version kann es nicht.
Interessante Gedanken. Regelmäßig Buchungsjournale als PDF zu erstellen, halte ich für eine rechtlich saubere und praktikable Lösung. Warum aber sollte man diese digital signieren müssen? Das macht man bei klassischer Buchhaltungssoftware auch nicht so und ich wüsste nicht, wo es hier eine gesetzliche Verpflichtung dazu gäbe. Bei PDFs sind meines Erachtens jewede Änderungen im Dateiverlauf unter Eigenschaften (geändert am) sichtbar. Siehe auch https://de.wikipedia.org/wiki/PDF/A
Das PDF könnte man ja jederzeit neu aus der Tabelle exportieren. Von daher ist die Signatur die einzig saubere Lösung.
Nein, weil bei den Dateieigenschaften Erstellungs- und Änderungsdatul ersichtlich sind.
Das Erstellungs- und Änderungsdatum der Datei kann jedoch nachträglich ganz einfach geändert werden bzw. ändert sich dieses oft auch ungewollt (z.B. wenn man die Datei per Mail versendet und der Empfänger sie abspeichert.)
Nur eine Signatur kann garantieren, dass die Datei nicht nachträglich verändert wurde!
Zum zusammenfassenden Punkt Überprüfen Sie nach Abschluss Ihrer monatlichen Buchhaltung ob Sie alle Belege und deren Beträge richtig in die Tabelle eingegeben haben. Sind die Belegnummern chronologisch geordnet und habe ich keine Nummer übersprungen?
Die chronologische Ordnung der Belegnummern ist so eine Sache, da man zB bei Eingangsrechnungen auf die Rechnungsstellung des jew. Geschäftspartners / Kreditors angewiesen ist. Wenn ein Geschäftspartner / Kreditor eine Rechnung spät erstellt, muss man diese nachbuchen. Die Chronologie ist dann aber nicht zwingendermaßen gegeben. Was meinen Sie dazu?
Meiner Meinung nach bezieht sich die „chronologische Ordnung‘ auf das Buchongsdatum des Beleges.
Wenn die Rechnung vom Juni erst im September kommt, dann ist die Buchung halt im September. ¯\_(ツ)_/¯
Würde ich auch so sehen. Anders ist es kaum praktikabel. Vielleicht war auch einfach „fortlaufend“ gemeint.
Was wenn du Google Sheets verwendest?
Da hat man dann ja einen kompletten Versionsverlauf und wäre dann ja wie eine Cloud-Lösung!
Ja, das würde ich auch so sehen, weil der Versionsverlauf alle Änderungen anzeigt. Solange das also permanent in dem Google-Konto gespeichert wird, könnte man bei einer Überprüfung die Tabelle als Excel-Datei exportieren, aber hätte eben das Google-Konto für den Versionsverlauf. Das könnte so argumentierbar sein.